Organisationsuntersuchung mit Aufgabenkritik, Prozessanalysen und Personalbemessung der IT-Abteilung

Der Untersuchungsbereich beklagt die vor allem durch neue Technik und E-Government angewachsene Arbeitsmenge.

Ziele der Untersuchung:

• Aufgabenkritische Untersuchung und Prozessanalyse
• Feststellung der Arbeitsqualität, Aufdecken von Schwachstellen
• Personalbemessung

Ist-Zustand:

5 Verwaltungsgebäude, 32 Außenstellen (Schulen, Kita)
300 Nutzer, 90 Home-Offices, 6 Anwendungen via Rechenzentrum, 130 Softwarepakete
19 physikalische, 15 virtuelle Server, 240 PCs, 50 Notebooks, 18 Tabletts, Smartphones, 200 Drucker / Multifunktionsgeräte
2.000 Tickets p.a.

Vorgehensweise:

• Desktop-Research
• Explorative Gespräche mit der Leitung des Untersuchungsbereichs sowie mit Kunden
• Durchführung einer Online-Kundenbefragung
• Erstellen Aufgabenkatalog für die Tägl. Aufzeichnung

Methoden:

• Interview-Verfahren (explorative I. und PERT-Interviews)
• Aufgabenkritik
• Analytische Personalbemessung mittels PAULA
• SWOT-Workshops und Analyse

Ergebnis:

• Zahlreiche Hinweise zur Verbesserung der Struktur
• Bildung einer Stabstelle für Projektmanagement
• Veränderung der Zusammenarbeitsstruktur

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