Mit dem EGovernment-Gesetz des Bundes (EGovG) wurden die rechtlichen Voraussetzungen für das Angebot elektronischer Dienstleistungen der Verwaltung entwickelt. Ziel des Gesetzes ist es, durch moderne Telekommunikationsmittel auf allen staatlichen Ebenen nutzerfreundliche, effiziente und medienbruchfreie elektronische Verwaltungsprozesse durchzuführen.

Digitalisierung: Was ist Pflicht?

Die wesentlichen Verpflichtungen für Kommunen sind nicht nur die Eröffnung eines elektronischen Zugangs zur Verwaltung via E-Mail mit Verschlüsselungsverfahren, absenderbestätigter De-Mail oder elektronischem Identitätsnachweis (eID). Hinzu kommt die elektronische Durchführung von Verwaltungsverfahren im Außenverhältnis einschließlich der Möglichkeit, notwendige Nachweise elektronisch einzureichen. Dies alles wird für Kommunen verpflichtend.

Zudem sollen über digitale Dienstleistungen und die dazu nötigen Angaben wie Ansprechstellen, erforderliche Unterlagen, Erreichbarkeit oder Gebühren informiert und die entsprechenden Formulare bereitgestellt werden. Darüber hinaus sind mindestens ein im elektronischen Geschäftsverkehr gängiges und hinreichend sicheres Zahlungsverfahren sowie die elektronische Kommunikation und der elektronische Datenaustausch zwischen Behörden auf sicheren Übertragungswegen anzubieten.

Landesbehörden sind darüber hinaus verpflichtet, ihre Akten bis spätestens zum Jahr 2022 elektronisch zu führen.

Es ist eine Frage der Zeit, bis wann auch die Kommunen dies umsetzen sollen.

Für die Kommunen bedeutet das zum einen eine technische Aufrüstung und zum anderen eine große organisatorische Herausforderung. Denn selbst einfache Vorgänge, wie das Scannen, müssen aus rechtlichen Gründen Qualitätsanforderungen genügen.

Dies ist zum einen das „ersetzende Scannen“ nach TR RESISCAN (Richtlinie BSI). Zusätzlich müssen die Dokumente nach dem Scannen in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) übertragen werden. Alleine die organisatorische Bearbeitung des Scanvorganges und die Festlegung, was überhaupt gescannt werden soll, bzw. die Entscheidung, welche Dokumente trotz Scannens weiter aufzuheben sind, stellen viele Kommunen vor Herausforderungen.

Gerade mittlere und kleine Kommunen haben nicht die personellen Ressourcen oder das Fachwissen, sich um die Herausforderung von E-Government umfassend zu kümmern. Zwar gibt es von den Verbänden schriftliche Handlungshilfen. Doch diese geben nur einen Überblick. Sie beantworten nicht die Fragen, wie z. B. ein Mitarbeiter im Posteingang unterscheiden soll, was scanrelevant ist und was nicht. In dezentralen Bereichen kommen dann noch Hardware-Herausforderungen hinzu: Um rechtsicher zu sannen, sollte die Technik ein BSI-Zertifikat besitzen – das AUS für die preiswerten Tischscanner. Zudem muss auch der Kommunikationsweg vom Scanner zum IT-System durch entsprechende Maßnahmen geschützt werden.

Einige Kommunen sind bereits auf den Weg ins digitale Zeitalter – zum Teil mit selbstentwickelten Lösungen. Inwieweit dies ein zukunftsweisender und rechtssicherer Weg ist, mag bezweifelt werden.

Schwierig wird es vor allen Dingen für Kommunen in Finanznot. Denn: Ohne hohe Investitionen in Sach- und Personalkosten, ist die Reise in das digitale Zeitalter kaum zu realisieren.

Die allgemeine Situation in den Kommunen wird hierdurch verschärft: Meist gibt es zu viele Baustellen und zu wenig Personal. Selbst wenn Geld für gut ausgebildete Fachkräfte vorhanden ist, heißt das nicht, dass Kommunen geeignete Mitarbeiter finden. Der Markt an guten IT-Fachleuten ist leergefegt, ihre Verdienstmöglichkeiten sind außerhalb der Kommunen wesentlich besser. Zu lange mussten die Kommunen immer wieder sparen. Da blieb kein Freiraum für gezielte Personalentwicklung. Und obwohl der neue TVöD Verbesserungen, gerade auch im Bereich der Vergütung von IT-Kräften, ermöglicht, ist es ungewiss, ob die Kommunen gute Fachkräfte an sich binden können.

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