Organisationsuntersuchung mit Aufgabenkritik, Prozessanalyse und Stellenbemessung im Referat Strategische Steuerung und Rat, Team Protokoll

Ziel:

Der Untersuchungsbereich führt die Organisation und das Protokoll sämtlicher städtischen Veranstaltungen durch. Zudem organisiert der Arbeitsbereich alle Ehrungen.

Vorgehensweise:

• Auftaktveranstaltung mit Lenkungsgruppe
• Explorative Interviews mit der Referatsleitung sowie vier Teamleitungen
• Interview mit Stelleninhaber/innen
• Erhebung Ist-Zustand inkl. IT-Analyse
• SWOT-Workshop
• Konzeption Soll-Zustand

Methoden:

• Explorative Interviews
• Stellenbemessung mittels PERT-Interview
• analytische Schätzung
• Akten-/Vorgangsanalysen
• Arbeitsbegleitende Beobachtung
• SWOT-Analyse

Ergebnis:

• Hinweise zur Systematisierung der Aufgabenstellungen im Veranstaltungsbereich
• Aufarbeitung eines Veranstaltungsjahres mit Häufigkeiten und Zeitaufwand, Typisierung der Veranstaltungen
• Empfehlung zum Software-Einsatz (Adressverwaltung, Raumreservierungen)
• Wegfall eines k.w. Vermerks (0,50 VzÄ)

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